일본 현지 부장, 한국 '원격 근무'.."집중도/효율 상상 이상"

안녕하세요. 알서포트입니다 :)

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뉴스, 기사 등등 미디어를 통해 아직까지 코로나19 소식이 끊임없이 들려오고 있죠? 평범한 일상생활의 많은 것을 바꿔버린 “코로나19”

알서포트 직원 중에도 그런 코로나 영향으로 평상시와 조금 다른(?) 생활을 보내고 계시는 분이 있는데요. 오늘은 그 중 한분인 “알서포트 일본법인 기술부의 박부장님” 이야기를 소개 해 볼까 합니다~

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[오늘의 이야기]

▶일본법인 “박부장님”은 어떤 분이신지?

▶일본법인 부장님이 한국 본사에 계시는 이유?

▶한국 본사 ‘특별 부스’에서 근무하기

▶박부장님의 한국-일본 “원격근무”를 경험기

▶마지막으로

일본법인 “박부장님”은 어떤 분이신지?

ー 간단한 자기소개 부탁드려요:)

안녕하세요. 저는 알서포트 일본법인 기술부 박영식 부장입니다. 평소 일본에서 일하고 있지만 보시다시피 한국인이구요. 일본 영주권을 가지고 있습니다. 2002년 한일월드컵때 처음 일본으로 넘어가서 한국본사 소속을 거쳐 현재까지 일본법인에서 쭉~ 일을 하고 있습니다.

ー 평소 담당 업무는요?

고객을 상대로 기술지원 업무를 하는 기술부 총괄을 맡고 있습니다. 구체적으로 말하자면, 고객이 알서포트 제품 사용 중 발생하는 불편함 등의 문의에 답변을 드리는 일, 그리고 서버 납품 시 관련 서버 구축, 사양, 요구 사항 등을 정리해 본사와 연계하는 일을 맡고 있습니다.

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ー 업무 특성을 말하자면요?

기술적인 문제가 발생 했을 때는 직접 고객 현장으로 가서 해결해드리기도 하지만 보통 외근보다는 내근이 많은 편이고 타부서나 파트너, 본사 담당자와의 협업이 많은 편입니다.

일본법인 부장님이 한국 본사에 계시는 이유?

ー 부장님! 근데 일본이 아니라 한국에 계시네요?

네, 5월 7일에 개인 사정으로 한국으로 왔다가 한국에서 일이 다 끝났음에도 불구하고 일본으로 못 돌아가고 있는 상황입니다.ㅜㅜ 이유는 일본의 코로나 상황으로 외국인 입국이 제한돼 있기 때문이예요. 일본 영사관에 문의하니 저처럼 영주권이 있는 사람들도 현재로선 일본으로 입국할 방법이 없다고 하더라구요 ㅡㅡ;: 언제 입국제한이 풀릴지도 미정이라고 합니다.ㅜㅜ (2020/6/23 시점)

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급한 사정으로 국내 입국을 하게 된 터라 입국 전에는 이런 상황을 충분히 알지 못한 상태였고, 이렇게 될 줄도 모르고 옷이나 개인 물품 등 최소한의 짐만 가져온거라 그걸로 어떻게든 버티고 있죠..ㅎㅎ

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[문의에 대한 영사관 답변들]

한국 본사 ‘특별 부스’에서 근무하기

ー 현재 어떻게 어디서 일하고 계시나요?

한국 입국 후 14일간은 자가격리를 해야 했기 때문에 집에서 재택근무를 했습니다. 제가 원래 재택근무 보다 사무실 근무를 선호하는 스타일이라 자가격리 해제 후에는 회사와 상의해 본사에서 원격근무로 일본 업무를 하게 되었습니다. 그때 총무팀장에게 “마침 한국 본사 11층에 ‘특별한 부스’가 생겼다.”는 이야기를 듣고 그 부스에서 일하는 것을 선택하게 되었습니다.

[알서포트 한국 본사의 부스들 앞에서 찰칵]

부스에서의 근무는 고정 자리가 없어도 당장 업무를 볼 수 있어 전체적으로 만족스러울 뿐 아니라 저에게 너무나 고마운 공간입니다.

앞으로 다용도 부스를 더 늘려나갈 계획이라고 하니 굉장히 기대가 됩니다. (더 업그레이드된다는 이야기도 얼핏 들었어요ㅎㅎ)

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ー 사내에서도 화제였던 ‘특별 부스’의 솔직한 사용후기

● 정해진 자리가 없어도 업무 수행이 가능한 공용 공간이다.

● 칸막이가 있는 완벽한 개인공간이라 주변의 방해없이 상당히 집중이 잘 되었다.

● 훌륭한 모니터(무려 커브드 모니터^^)가 피벗 설치돼 있어 편하게 작업하는 만족스러운 환경이다.

● 바로 옆에 사내 카페가 있어, 언제든 바리스타의 맛있는 커피를 마실 수 있다.

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● 공용 공간이라 서랍이 없어, 개인 물품 보관이 어렵다. ⇒최소한의 짐으로 출/퇴근

● 휴지통이 없다. ⇒ 이야기했어요;:

● 자리에 전화기가 없다. ⇒ 대신 회사가 스마트폰을 지급

박부장님의 한국-일본 “원격근무” 경험기

ー 갑작스러운 원격근무, 걱정되었던 부분은 없었나요?

평소와 다른 공간, 주변에 사람이 적은 공간에서 원격근무를 한다는 것에 자기 자신이 ‘나태해지지는 않을까?’, ‘성격에 잘 맞을까?’ 그런 걱정을 좀 했습니다. 일본에서도 올해 4월 13일부터 전직원 재택근무 도입을 했었기에 대부분의 직원들은 원격근무를 경험을 했지만 저는 관리자 업무 특성상 매일 출근을 했었어요. 그래서 이번 원격근무가 첫 경험이었습니다.^^

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ー 원격 근무는 어떻게 진행되고 있나요?

아침에 중요한 메일과 메신저(행아웃)로 온 업무를 체크합니다. 필요에 따라 직접 거래처와 통화를 하며 진척 사항을 확인하기도 하고요. 메일이나 메신저, ‘리모트미팅(화상회의)’등 일상 업무 뿐만 아니라 원격근무에서도 전혀 손색없이 사용할 수 있기에 큰 불편은 없었습니다.

[부스에서 행아웃을 사용하는 모습]

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ー 특히 자주 사용하거나 도움이 되는 업무 도구들이 있나요?

“커뮤니케이션 도구”

말씀드렸다시피 ‘행아웃’은 회사의 업무 메신저로 업무 확인 등 짧은 커뮤니케이션에 주로 사용하고, 사내/사외 상관없이 회의가 필요할 때는 ‘리모트미팅’을 자주 사용합니다. 비율은 5:5 정도로 상황에 따라 구분하여 사용하고 있습니다.

“원격제어 도구”

‘리모트뷰(원격제어)’로 일본 사무실에 있는 제 업무 PC를 원격 접속해 업무를 보기도 합니다. 주로 원격지 사무실 PC에 설치된 프로그램을 사용해야 할 때 종종 원격 접속을 하는데요. 저 같은 경우는 오랫동안 애용 중인 번역 프로그램이 일본 사무실 PC에만 설치돼 있어 한국에서 일본으로 원격 접속해 번역 프로그램에서 번역한 파일을 한국 PC로 가져와 수정 작업을 하고 있습니다. 그 외에도 일본법인에서만 쓰는 근태관리 사이트도 일본법인 사내망에서만 접근할 수 있어 원격으로 접속 후, 들어가서 작업하기도 합니다.

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ー 원격근무를 경험하면서 생긴 노하우, 자기만의 규칙이 있다면?

원격지에 있는 상대방은 제 모습이 보이지 않기에 시도 때도 없이 연락을 하는 경우가 많습니다. 업무에 집중 중이거나 회의 중일 때 보이지 않기에 중요하지 않은데도 수시로 오는 연락은 업무에 방해가 됩니다. 불필요한 연락으로 부터 업무 집중도를 높이기 위한 2가지 노하우가 생겼습니다.

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● 행아웃을 활용한 상태 공유

사내 직원에게는 행아웃으로 ‘지금 회의중이다’, ‘다른 업무 처리중이다’ 등 제 상태에 대해서 알리고 상대방이 무작정 연락하는 것을 미리 방지하기

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● 구글 캘린더로 스케줄 공유

구글 캘린더에 제 스케줄을 미리 등록해 놓고 상대방이 스케줄을 확인하고 연락을 할 것인가 말 것인가, 언제 연락을 해야 할 것인가, 연락을 하기전에 생각하게 만들기

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특별한 자기만의 규칙은 없지만 항상 중요하게 생각하는 것은 ‘보안’입니다.

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● 보안을 위해 공공 네트워크를 사용하지 않기!

원격으로 접속을 할 때는 회사 네트워크에서만 접속, 외부에서 사용한다면 공공 와이파이는 사용하지 않고 자기만이 접속할 수 있는 네트워크를 사용해서 접속을 하자! 는 의식을 항상 갖고 있습니다.

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ー 한국본사에서의 ‘원격근무’ 장단점을 꼽는다면?

1. 나태해진다? 걱정 NO 생각보다 높은 집중도

처음에 걱정했던, 원격근무가 잘 맞을까? 나태해지지 않을까? 라는 생각과 달리 오히려 개인의 업무에 대한 집중도는 평상시 보다 훨씬 높았던 것 같습니다. 아무래도 환경적 요인으로 주변의 방해가 적고 갑자기 누가 말을 걸거나 업무 부탁을 하지 않는다는 면에서 의외로 고객 지원 업무가 주가 되는 저한테는 잘 맞는 워크 스타일이라는 인식이 생겼습니다.

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2. 변수가 적고 계획적인 사람이 되었다

평소 일본법인에서 일을 할 때에는 주변으로부터 구두로 많은 요청이 들어오고 많은 이야기가 귀에 들어옵니다. 갑자기 회의가 잡히기도 하고 잠깐 이야기하려던게 의도치 않게 길~게 이야기를 하게 될 때도 많았고요. 이런 돌발 상황이 많았던 일본법인에서의 일에 비하면 원격근무가 참 적당한 거리감을 유지해주는 것 같습니다. 어느정도 계획대로 움직일 수 있게 되고 눈에 안 보이기 때문에 “난 잘 일하고 있다!” 는 것을 마치 행동으로 보여주는 것 처럼 온라인 회의도 제시간에 딱 들어가기도 하고 행동과 마음가짐이 좀 변한 것 같습니다.

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3. 효율UP! 시간을 더욱 잘 쓰게 되었다

온라인상의 소통에서는 직접 얼굴을 보고 이야기 하는 것이 아니기 때문에 서로 불필요한 이야기를 안 하려고 하는것 처럼 느껴졌습니다. 꼭 논의가 필요한 것만, 최소한의 요점만 이야기를 하고 평소보다 효율적으로 진행되고 있는 것 같았습니다. 딱, 해야 될 업무를 처내는 느낌으로 일이 슬슬 잘 풀리더라고요.

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4. 돌다리도 두들겨 보고 건너라! 관리자로서 확실한 진행이 가능해졌다

상대방의 모습이 눈에 안 보이고 온라인으로 일을 하다 보니까 ‘확인’을 하는 일이 늘었습니다. 일하는 모습이나 과정이 안 보이는 만큼 관리자 입장에서는 직원들이 어떻게 움직이고 있는지, 진척 상황은 어떤지 평소 보다 더 신경을 쓰고, 자주 확인하면서 관리를 하게 된 것 같습니다.

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1. 원격지에 있는 직원들의 표정, 감정을 잘 읽을 수가 없다

원격으로는 표정이나 감정적인 부분은 역시 헤아리기가 조금 힘듭니다. 평상시에 주로 어떤 부분에서 힘들어 하는지, 어떤 것에 스트레스를 받고 있는지? 또는 많이 바쁘구나, 많이 어렵구나.. 이런 직원들의 생각과 감정들을 원격근무로 어떻게 파악할지 관리자의 과제로 삼고 있습니다.

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2. 다른 부서와의 협의, 결정 내리는 역할을 완수하기 어렵다

커뮤니케이션을 하다 보면 사내에서 영업이나 품질 관리팀과 같은 타부서와 협조를 해야 되거나 의사 결정을 내려야 하는 일이 불가피하게 많이 생기곤 하는데요,

제가 일본법인 현장에서 했던 그런 역할을 원격에서는 수행하기가 조금 어렵습니다.

현재는 일본법인의 다른 담당자가 그 역할을 대신해주고 있는 상태지만 직원들이 불편해 하는 것 중 하나이기도 해서 좀 더 효과적인 보완책 또는 대책이 필요합니다.

ー 평상시와 비교한 이번 ‘원격근무’를 최종 평가해주세요!

마지막으로

이번에 부득이하게 시작된, 예정에도 없던 ‘원격근무’였지만 걱정했던 것과 달리 전체적으로 만족스러운 환경에서 원활하게 잘 진행할 수 있어서 너무나 감사할 따름입니다. 이제 익숙해진 공용 부스도 시간 가는 줄 모를 정도로 집중할 수 있는 장소가 되었고요ㅎㅎ

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평상시 처럼 일할 수 없는 상황 속에서 갑작스러운 원격근무에 대응할 수 있었던 것은 아무래도 저희가 원격 서비스를 전문으로 하는 회사다 보니까 회사도 개인 마인드 면에 있어서도 사전 준비가 충분히 잘 되어 있는 상태였다는 게 큰 것 같습니다.

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물론 지금도 문제 없이 회사 생활을 보내고는 있지만 상황이 안정이 되면 빨리 원래 일상생활로 돌아가고 싶은.. 그런 마음입니다.

제 이야기가 앞으로 원격근무를 생각하고 계시는 분, 또는 지금 하고 계시는 분들에게 조금이나마 참고가 되었으면 좋겠습니다 :)

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하루라도 빨리 일본으로 복귀하실 수 있도록 미력이나마 계속해서 응원하겠습니다.

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오늘 이야기를 들려 주신 박부장님께 감사드리며,

앞으로도 알서포트 직원들의 이야기를 종종 소개드릴 예정이니 많은 관심 부탁드립니다~!

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감사합니다.