화상회의 주최, 이렇게만 하세요! AI 아루와 함께하는 성공적인 회의 운영의 비결(+check list)

이제 비대면 ‘화상회의’ 정도는 척척 잘할 수 있다는 당신!..... 그런데!!

갑자기 중요한 ‘(화상)회의’의 주관과 진행을 맡게 된다면?

 

일개 참가자로서 참여만 하던 회의와는 다르게 회의 전체를 컨트롤해야 하는 운영자가 된 경우, 아무런 혼란이나 탈없이 100% 잘 진행할 자신이 있으신가요? 가볍게 여겨 ‘그냥 하면 돼~’ 이런 마인드로 진행을 하게 되면 결국 식은땀 뻘뻘 흘리며 당황 속에서 회의를 진행하게 될 거예요…

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“앗 잠시만요! (이 화면 아닌데…)” “어~...왜 이러지?!” 를 남발하는 내 모습이 보인다 보여..😰

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규모가 크거나 중요한 회의일수록 더더욱! 긴장 탓에 실수를 하기 마련이니까요. 언제나 당당하게, 똑 부러지고 야무진 일잘러가 되려면, 사전 준비는 필수랍니다.

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오늘은 초보 재택러인데 갑자기 화상회의 주관을 맡게 된 실제 사연과 함께 [완벽한 ‘화상회의’ 진행을 위한 연습법] 과 [체크 리스트] 에 대해 이야기해 볼게요~

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 평범한 사원 A, 갑자기 미션을 받게 된다.
 완벽한 ‘회의 운영’을 위해 필요한 사전 준비

 

[척하면 척! 이젠 화상회의 마스터가 된 A양의 이야기]

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입사 3년 차, 평범한 사원이었던 A양. 코로나19 확산으로 인해 재택근무를 하는데 어느 날 갑자기 팀장으로부터 미션을 받게 되었답니다.

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팀장: 이번 달 결산회의, 대신 운영 좀 부탁할게~ 미리 참가자 리스트랑 발표자료 공유할 테니까 다 참석했나 잘 확인하고~ PPT 자료나 영상 제때 잘 띄워주고~

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A양: 넵! (아아아아 왕부담….😵높은 분들이 대거 모이는 자리.. 실수하면 안 되는데)

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▼ 하지만 위기가 곧 기회다!!! 연습이라도 해보자

‘화상회의 운영’ 아주 쉽게 말하지만 어설프게 했다가 망신 당할 수도 있는 상황! 이참에 척척 진행 잘하는 야무진 모습을 경영진에게 보여주겠다고 다짐한 A양. 연습을 위해 화상회의 서비스에서 회의를 개설해 봤죠.

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그런데 이게 무슨 일이야..! 회의실에 덩그러니 혼자 들어와 있는 상황. (당연한 것 ㅋㅋ)

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생각해 보니 원래 회의라는 것은 참여자들이 있어야 성립되는 것인데 참여자들도 없이 혼자서는 다양한 기능을 쓰면서 제대로된 연습을 못한다는 것을 이때 깨달았죠. 연습도 실전처럼! 같은 조건에서 경험을 해봐야 감을 잡을 수 있을 것 같은데...

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▼ 혼자서도! AI 가상 캐릭터들과 회의를 해보자

그때 뙇!!!!! 나타난 구세주가 바로 리모트미팅의 새로운 AI 비서 ‘아루’였습니다. 리모트미팅의 AI 가상 회의실을 이용하면 혼자서도 여럿이 모인 것 처럼! ‘아루’와 가상의 참여자들과 함께 실전과 비슷한 상황에서 화상회의 연습 및 리허설을 해볼 수 있는데요. 중요한 회의에 앞서 요령이 생길 때까지 마음껏! 리모트미팅의 다양한 기능을 사용해볼 수 있답니다.

 

(리모트미팅에는 원하는 상황을 연출해 줄 다양한 기능들이 있으니 다 써봐야 한다고요!)

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회원가입 여부와 상관없이 누구나 간단하게 체험해볼 수 있어요 :)

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 성공적인 비대면 ‘화상회의’의 비결?
 회의 주관 및 진행, 사전에 이것만 확인하세요!

 

이번에 처음으로 화상회의 주관과 진행을 맡게 된 A양. AI 가상 회의실에서의 연습을 통해 언제, 어떤 기능을 어떻게 사용해야 할지? 대략적인 그림이 딱! 그려졌다고 합니다.

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A양: 미리 연습해보길 정말 잘한 것 같아요ㅠㅠ 안 그랬으면 허둥지둥 진행에 차질이 생길 뻔했죠.

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긴 말 필요 없고! A양이 기가 막히게 스무스한 회의 진행으로 칭찬을 받은 그 비결을 소개해 볼게요. AI 가상회의실에서 미리 ‘이것’만 확인하세요!

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STEP 1 : 내 모습이 어떻게 보이는지 확인하고 세팅해보자

먼저 카메라에 비친 내 모습을 확인하고 앵글과 배경은 괜찮은지 가볍게 확인해보죠. 배경이 지저분해서 마음에 안 든다면 가상 배경을 한번 적용해 보세요. 원하는 이미지를 업로드하여 배경으로 바꿀 수도 있습니다 :) 카메라 아이콘을 클릭하면 내 카메라가 꺼지는 것을 확인할 수 있으니 내 모습을 보여줄 필요가 없다면 실제 회의에서는 카메라를 끄셔도 될 것 같아요.

​〈원하는 이미지 배경으로 바꾸기〉

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STEP 2 : 회의 유형에 맞는 화면 모드를 골라보자

리모트미팅에서 제공하는 3가지 화면 모드를 먼저 확인해 보세요. 회의 유형에 맞는 화면 모드를 고르시면 되는데요. 참여자들에게 어떤 화면 구성으로 보여줄지? 발표자나 중요 인물 등 누가 어느 영역에 들어가면 더 좋을지? 미리 생각해 놓으면 당일 진행이 훨씬 더 수월해집니다.

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강조 모드에서 핀 고정 아이콘을 클릭하면 원하는 사람을 더 큰 영역에 고정시킬 수 있어요.

 

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STEP 3 : 문서 공유 및 화면 공유도 망설임 없이! 손에 익혀보자

회의에 빠질 수 없는 게 발표 자료나 브라우저 창과 같은 특정인의 PC 화면을 그대로 모든 참여자들에게 보여주는 것. 사전에 받은 자료가 있을 경우 미리 올려 놓으면 더 수월한 진행이 가능합니다.

 

〈문서 공유〉

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〈화면 공유〉

 

Point : 발표자 PC에서 재생되는 동영상 등의 소리까지 생생하게 공유하고 싶다면 화면 공유 시 ‘오디오 공유’ 체크는 꼭!

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STEP 4 : 사회자가 되어보고 어떤 권한을 갖게 될지 확인해보자

사회자 모드를 켜면 참여자들의 마이크/카메라를 제어하거나 문서 및 화면 공유 권한을 제한하는 등의 설정이 가능해집니다. 한참 발표 진행 중인데 발표자 외 다른 누군가 부적절한 화면(자료)을 띄워버렸다!!! (이런 민폐…😱) 이런 상황을 미리 방지할 수 있죠! 어떤 기능이 있는지 살펴보고 진행자(사회자)로서 필요한 조치를 할 수 있게 준비하세요.

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STEP. 5 : 참여자 리스트를 확인하고 강제 퇴장 시키는 법을 알아보자

참여자 리스트를 보고 참석자들이 다 모였는지 확인해 보세요. 사회자 모드가 켜져 있는 상태에서 참여자 리스트를 열어보면 특정 참여자를 내보낼 수 있는 ‘강제 퇴장’ 아이콘이 표시됩니다. 관계자외 제3자가 들어와 있다면 여기서 내보내세요.

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STEP 6 : 회의실 잠금으로 보안을 유지하는 법을 확인해보자

정해진 참가자만 들어올 수 있는 보안이 유지된 회의실을 만들어야 한다면 미리 회의실 잠금 설정을 확인해 보는 것이 좋아요! 모든 참가자가 들어오고 난 다음에 아무도 못 들어오게 하는 접근 차단 방식 또는 모든 참가자들이 입장 시 비밀번호 입력을 거쳐야 들어올 수 있는 잠금 방식 두 가지가 있음을 확인할 수 있습니다.

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여기까지!중요한 회의 전에 AI 가상 회의실에서 말씀드린 기능들을 한 번씩 체험해 보세요.

회의 당일, 버벅거리거나 조작을 잘못하거나 하는 실수를 최대한 줄이고 침착하게 진행하실 수 있을 거예요!

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 자~ 이제 정리할게!
 화상회의 주최자의 연습 체크 리스트!

 

마지막으로 연습용 체크리스트를 공유해 볼게요.

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비대면 회의를 주관하고 진행하는 일. 알아서 척척 잘하는 모습을 보여준다면 회사에서도 팀 내에서도 당신의 스마트한 이미지 구축에 도움이 될 거예요 :)

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A양: 저도 이 내용대로 사전 준비를 잘해서 팀장님께 칭찬 받았죠~~~~~ㅎㅎㅎ👍

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