기업 협업툴, 더 많은 가치를 창출하는 4가지 방법

포레스터 리서치의 새로운 보고서에 따르면 기업들은 2011년 기업 협업 툴을 지속적으로 도입하고 있지만, 이의 장점은 십분 활용하고 있지 못하다. 조사 결과, 협업 소프트웨어 도입 책임을 맡고 있는 934명 중 64%는 최대 4가지 정도의 장점 밖에 확인하지 못했다고 답했다. 더 나아가 장점이 전혀 없었다고 한 사람도 있었다. 포레스터는 협업 기술을 이용하면 12가지 장점이 있다고 밝히고 있다. 기업들이 가장 많이 누리는 장점은 출장(62%)과 통신 수단(58%)과 관련이 있었는데, 예를 들어, 협업 툴을 활용하면 직원들의 출장 경비를 모니터링하는데 도움이 된다.

                                  ▲flickr BNNS.de님 사진

그렇다면 기업들이 협업 기술로부터 더 많은 가치를 얻기 위해서는 어떻게 해야 할까? 포레스터는 다음의 4가지 단계를 적용해 볼 것을 권장한다.

1. 직원들의 현재 업무 수행 방식을 도식화 한다
협업 툴을 선정해 도입하기 이전에, 현재 직원들이 직면해 있는 도전이 무엇인지 알아야 한다. 소통과 관련된 문제들일까? 직원들이 목적을 제대로 수립하지 못해, 또는 방법을 찾는데 어려움을 겪고 있는가? 이번 보고서에 따르면, 이러한 질문에 답을 하기 위해서는 직원들을 관찰, 인터뷰하고, 설문조사를 실시해야 한다. 또 가능한 솔직한 대답을 이끌어 내기 위해, 직원들이 솔직한 대답을 한다고 해도 어떠한 불이익도 가지 않을 것임을 다시 확인 시켜줘야 한다.

2. 협업 툴이 해소할 수 있는 문제들을 명확하게 파악한다
직원들을 대상으로 인터뷰와 설문을 실시한 다음에는, 발견한 문제들을 4가지 범주로 나눌 필요가 있다. 기술 솔루션이 해소할 수 있는 문제, 비즈니스 프로세스를 바꿀 필요가 있는 문제, 기업 문화와 관련이 있는 문제, 앞서 3가지를 혼합해 적용해야 해소 가능한 문제 등의 범주다. 포레스터는 이 가운데, 기술 솔루션으로 해소할 수 있는 문제에 집중하라고 권장했다.

3. 툴을 선정할 때, 발생할 수 있는 문제를 고려한다
포레스터에 따르면, 협업 툴 배치가 늘어날수록 출장을 줄이고, 더 빨리 의사결정을 내리고, 개발 기간을 단축하고 프로젝트 관리방식을 개선하는 등의 혜택이 생겼다고 응답한 사람들의 수가 늘어났다. 포레스터는 이와 관련해 달성 목표로 삼아야 하는 혜택 또는 장점의 수는 4~5가지여야 한다고 조언했다. 예를 들어 간단한 소통 수단이 필요하다면, 인스
턴트 메신저를 도입하면 된다. 특히 RFP 프로세스 동안, 벤더들에게 요건을 분명히 설명해야 한다. 또 최종 사용자를 기술 결정 프로세스에 참여시키는 것이 좋다. 이들은 자신들이 처리해야 하는 비즈니스 프로세스에서 필요한 부분을 해결하기 위해 직접 이런 툴들을 시험해 도움을 줄 수 있기 때문이다.

4. 도입을 위한 정책과 절차를 수립한다
협업 툴 도입이 성공하느냐는 세부적인 도입 방법에 달려 있다. 따라서 비즈니스 부분과 밀접히 연계해, 직원들의 툴 사용에 도움을 주는 정책을 개발해야 한다. 예를 들어, 커뮤니티에 참여해, 팀의 공간에 자료를 업로드하는 사람들에게 인센티브를 장려하는 것 등을 의미한다. 또, 출장 횟수 감소 같은 것 외에, 비즈니스 혜택을 측정할 수 있는 방법을 개발할 필요가 있다. 여기에 더해 성공적인 도입을 위해 이들 툴을 언제 사용할지, 정보 공유를 위해 언제 회의를 열어야 하는
지 등의 사례를 제시하는 것도 중요하다.
자료출처 IDG

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