[동아닷컴] 우리 회사도 원격근무를 할 수 있을까?

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동아닷컴 IT전문 이상우 기자 lswoo@donga.com

최근 스타트업이나 벤처기업 혹은 젊은 직장인을 중심으로 일과 삶의 균형을 뜻하는 '워라밸'이 새로운 기업 문화로 자리잡고 있다. 이러한 직장인은 과거와 달리, 연봉이 조금 낮더라도 개인의 삶을 누릴 수 있는 직장을 선호한다. 특히 법정 근로시간 단축으로 직원 수 300명 이상의 대기업은 오는 7월 1일부터 주 40시간(1일 8시간) 및 연장근무 12시간(주말 포함)을 초과할 수 없게 된 만큼, 이러한 워라밸 문화는 더 빠르게 국내 기업 문화로 자리잡을 듯하다.

워라밸을 추구하는 근로환경으로는 유연 근무제를 들 수 있다. 업무 시간과 장소를 직원이 자유롭게 선택할 수 있으면, 하루를 업무에만 투자하는 것이 아니라 자신의 삶을 위해 균형을 맞춰 투자할 수 있다. 예를 들면 출근 시간을 늦춰 아이를 어린이집에 보낸 뒤 사무실로 갈 수 있으며, 반대로 퇴근 시간을 당겨 아이를 데려올 수도 있다. 어린이집 방학 때문에 아이를 맡길 곳이 없는 기간에는 집에서 업무를 처리할 수도 있다.

이러한 유연 근무제를 더 효과적으로 도입하기 위해서는 화상회의 같은 원격 근무 솔루션이 뒷받침 돼야 한다. 화상회의를 이용하면 직원이 한 자리에 모이지 않고도 업무 진행 상황을 공유하고, 일정을 확인하며, 누락된 부분을 상호 검증할 수도 있다. 회의를 위한 불필요한 이동을 줄일 수 있기 때문에 업무에 집중할 수 있는 시간이 더 많으며, 특히 메신저나 전화 통화와는 달리 면대면 커뮤니케이션으로 이뤄지기 때문에 같은 공간에 없더라도 결속력을 유지할 수 있다.

유연 근무제 확산으로 화상회의의 필요성도 커지고 있다(출처=IT동아)

사실 원격 근무를 도입한다고 해서 무조건 효율을 높일 수 있는 것은 아니다. 이러한 원격 근무가 우리 회사의 업무 환경에 어울리는지, 그리고 이를 활용할 만한 준비가 됐는지 먼저 파악해야 한다. 그렇다면 어떤 기업에게 화상회의가 필요하며, 이러한 화상회의를 도입할 때 무엇을 고려해야 할까.

1. 장비나 솔루션을 도입할 만한 충분한 비용이 있는가?

비용 문제는 화상회의 도입을 고려할 때 가장 큰 고민거리다. 대형 디스플레이, 전용 회의실, 비싼 카메라와 스피커/마이크 등 장비 구매 비용이 만만치 않기 때문이다. 게다가 외부에 있는 직원과 화상회의를 진행하려면 인원 수 만큼 계정을 구매하는 등 유지보수 비용도 든다.

하지만 최근에는 이러한 진입 장벽을 낮추는 클라우드 기반 웹 화상회의 솔루션도 많이 등장했다. 이러한 솔루션은 별도 장비 없이도, 노트북, 스마트폰 처럼 직원 개인이 소지한 장비만으로도 원격 회의를 진행할 수 있게 해준다. 또한, 알서포트 리모트미팅 처럼 월 1만 7,500원의 유료 계정 하나만 있으면, 최대 14명이 동시에 회의를 진행할 수 있는 서비스도 있어, 비용에 대한 부담을 줄일 수 있다. 뿐만 아니라 사무실을 비우는 직원이 많아지면 그만큼 사무실 규모를 줄일 수 있고, 사무실은 스마트 오피스 형태로 바꿀 수 있기 때문에 총소유비용 절감 효과도 얻을 수 있다.

2. 외근과 내근 비중은 어떤가?

업무를 위한 전용 장비나 시설이 사무실에 있어, 반드시 사무실로 출근해야 하는 기업이라면 화상회의를 권장하기 어렵다. 이와 달리 전문직의 경우 직원이 어느 곳에 있든 자신의 업무를 처리할 수 있으며, 출퇴근 시간을 줄일 수 있는 유연 근무제를 선택한다면 온전히 업무에만 집중할 수 있는 시간이 늘어난다. 뿐만 아니라 현지 시장 조사를 주로 다니는 직원이 있다면 화상회의를 통해 현지 상황을 실시간으로 전달하는 것도 가능하다.

화상회의는 직원이 어떤 곳에 있든 실시간으로 면대면 커뮤니케이션을 할 수 있게 해준다(출처=IT동아)

3. 화상회의의 안정성을 신뢰할 수 있을까?

이러한 솔루션을 도입할 때는 솔루션의 안정성 역시 고려해야 한다. 회의 중 영상이 끊기거나 접속이 불안정하면 제대로 된 회의를 진행하기 어려우며, 특히 파트너사와의 원격 미팅을 진행 중이라면 난감한 상황이 발생할 수도 있다.

보통 화상회의는 서버에 자신의 영상 정보를 보내고, 서버를 경유해 다른 사용자가 보내온 영상 정보를 내 PC에서 모아보는 방식이다. 이 때문에 네트워크 사정에 따라 접속이 불안정해질 가능성이 높으며, PC에 걸리는 부하도 높다. 다행히 최근에는 이러한 방식을 개선하는 클라우드 기반 솔루션도 등장하고 있다. 이러한 솔루션은 전용 미디어 서버에서 각 사용자가 보내는 영상을 통합해, 스트리밍 방식으로 보여주는 만큼 PC의 부하가 적고 연결 상태 역시 안정적이다.

4. 소프트웨어 교육 여건은 되는가?

새로운 솔루션을 도입하면 이를 사용하기 위한 교육도 필요하다. 하지만 많은 기업이 교육 프로세스는 커녕, 제대로 된 IT 팀 조차 갖추지 못한 경우가 많다. 이 때문에 누구나 쉽게 쓸 수 있는 솔루션 도입이 필요하다.

리모트미팅의 파일 공유 기능으로, 이러한 기능을 별도 교육 없이도 쉽게 사용할 수 있는 UI를 갖추고 있다(출처=IT동아)

리모트미팅 등 웹 기반 화상회의 솔루션은 별도의 소프트웨어 도입 없이도 PC에서 사용하는 웹 브라우저만으로 작동하며, 많은 기능을 간단한 UI로 조작할 수 있기 때문에 추가적인 교육이 필요 없다. 이러한 이유로 내부직원 뿐만 아니라 협력사와 화상회의를 하는 데도 용이하다.

5. 직원의 퇴사 원인은 무엇인가?

유연 근무제의 장점 중 하나는 유능한 직원의 이탈을 막을 수 있는 점이다. 예를 들어 직장과 자택의 거리가 멀다면, 조금 더 나은 출퇴근 환경을 만들기 위해 이직을 생각할 수도 있다. 뿐만 아니라 출산/육아 때문에 다니던 회사를 그만 두거나 보육시설이 가까운 곳으로 이직하는 경우도 많다. 이른바 출산/육아로 인한 경력단절이다. 이러한 이유에서 출산 휴가를 늘리는 등 다양한 복지가 도입되고 있다. 실제로 한국 어도비의 경우 여성 직원의 유급 출산 휴가를 182일로, 남성 직원의 유급 출산 휴가를 10일로 늘리기도 했다.

이처럼 유급 휴가가 늘어나는 것은 긍정적이지만, 긴 휴가를 끝내고 복직할 때에는 진행 중인 프로젝트가 달라지거나 기업의 주요 목표가 바뀌었을 가능성도 있다. 이 때문에 유연 근무제 및 화상회의의 필요성이 크다. 육아를 함과 동시에 화상회의를 통해 진행 중인 프로젝트를 파악하는 것은 물론, 실제 업무에도 참여하는 등 긴 휴직으로 인한 공백을 예방하고, 우수한 인력의 이탈을 예방할 수 있다.

화상회의는 출산/육아로 인한 경력 단절을 예방할 수 있는 좋은 수단이다(출처=IT동아)

6. 관리자가 유연 근무제를 도입할 만큼 열린 사고를 갖췄는가?

유연 근무제를 도입하는 데 있어서 심리적인 장벽도 존재한다. 관리자는 사무실을 비운 직원이 어디서 무엇을 하는지 알 수 없기 때문에 불안감을 느낄 수밖에 없다. 사실 관리자 세대는 '일한다'는 단어가 '사무실에 앉아있다'와 같은 의미라고 생각하기 때문에 유연 근무제를 도입한다 하더라도 사무실에서 눈에 자주 띄는 직원이 일을 더 열심히 한다고 느낄 수 있다. 이 때문에 직원은 혹시라도 인사에 영향을 줄까 두려워 업무 시간과 장소를 자유롭게 선택하기 어렵다.

화상회의는 솔루션을 통해 직원의 현재 업무 내용을 확인할 수 있는 것은 물론, 일정 공유나 작업 중인 파일을 함께 볼 수 있는 기능을 갖추고 있기 때문에 사무실에 없는 직원의 업무 진행 상황까지도 쉽게 파악할 수 있다.

7. 직원은 정해진 업무 프로세스와 목표를 지킬 수 있는가?

직원은 언제 어디서든 자신의 정해진 업무를 잘 수행할 수 있다는 믿음을 줘야 한다.팀 내 업무 처리 과정과 간소화한 보고체계를 준수하고, 요청이 있을 경우 바로 대응할 수 있도록 업무 관련 전화나 메시지를 놓치면 안된다. 특히 이러한 시스템을 명문화 하고, 화상회의 등의 면대면 커뮤니케이션을 통해 이를 잘 준수하고 있는지 확인할 필요도 있다.