본부회의는 외근자/출장자/재택근무자 포함하여 리모트미팅 화상회의로!

저희 회사는 매주 일주일에 한두 번씩은 본부 회의를 진행합니다. 매주 금요일 오전은 필수로 전체 회의가 있습니다. 

구성원 많은 본부 회의도 웹 화상회의 리모트미팅

설마 아직 외근자 때문에 미팅 시간 잡기 어려운 거 아니시죠? 

스티커 이미지

1. 외근 나간 사람 

2. 출장 간 사람 

3. 재택근무자

4. 다른 층에 근무하는 사람, 등

모두 본부 회의에 참여할 수 있습니다. 장소가 다르고 접속하는 기기가 달라도! 중요하게 공유해야 하는 내용이 있다면 바로 회의가 열릴 수 있는 거죠. 이번 본부회의 역시 다음 달 행사에 대해 논의하는 자리인지라 휴가자들 빼고 리모트미팅 화상회의 전원 참석이었습니다. (아주아주 아주 급한 일이라면 휴가자도 어디서든 참석할 수 있습니다 소곤소곤...)

같은 회의실에 계시는 분들도 있고, 다른 회의실 또는 다른 장소에 계신 인원들도 있었습니다. 각자 보고할 내용이 있을 때마다 화면 공유 또는 문서 공유를 통해서 모두 같은 창을 보면서 회의를 진행했습니다. 오늘 회의는 좀 길었습니다. 2시간 동안 회의를 진행했는데요 한 번도 끊기거나 멈추거나 느려지는 현상은 보이지 않았습니다. 간혹가다 외국 업체와 미팅할 때 인터넷 연결 상태가 좋지 않으면 멈추는 현상이 있긴 있었는데.. 그건 아무래도 인터넷 문제였던 것 같네요.

저는 이 전에 해외영업 쪽에 있어서 주로 모든 미팅을 컨퍼런스콜로 했었습니다. 여러 나라에서 그리고 여러 기업이 참석하는 #컨퍼런스콜 대회의가 자주 있었고 그럴 때마다 온 신경을 곤두세우고 무슨 말을 하는지 듣는 것이 큰 스트레스 중 하나였습니다. 소리가 씹힌다고 해야 할까요 웅~웅~ 거리며 들리지 않을 때도 많았고 또 주화자 인지 이런 건 되지도 않기 때문에 작은 잡담 소리도 전부 마이크를 타고 들어왔기 때문이죠. 

게다가 가장 불편한 것은 미팅 준비였습니다. 서로 접속 코드를 주고받고 입력하고 거절당하고 또 입력하고.. 세팅하고 연결이 되기까지 시간이 걸렸습니다. 눈으로 확인할 수도 없으니 목소리만으로 누가 참석했는지 알 수 없었기 때문에 각자 자기 이름을 이야기하거나 업체명을 이야기하면서 회의에 참석했다는 여부를 알곤 했죠. 

한 번은 학교 다닐 때처럼, 누가 참석했는지 확인하려고 출석부도 불렀던 기억도 나네요!

지금 생각해보면 참 아날로그적인 방식으로 회의를 진행했었네요. 리모트미팅을 써보니 직접 눈으로 확인하면 될 사항들이었네요. 제일 큰 문제는 자료였어요. 어디죠? 몇 페이지예요? 어느 부분이죠? 회의 도중에 같은 장표를 보고 있는지 확인해야 했고요. 

우리 21세기에 살면서 그렇게 회의하고 있던 게 맞나요? 나름 IT 업계 잘 나가는 대기업이었는데 말이죠! 회의실에 리모트미팅 하나 장만하셔야겠네요..

회의 시작하기 전에 오늘 회의가 길 것을 알고 있었고 또 저는 집에서 참여하는 첫 회의라 연결 상태 진단도 해봤습니다. 웹 회의를 하기에 괜찮은 환경인지 자동으로 진단해주는 툴입니다. 바로 회의 시작해도 괜찮겠네요!

위와 같은 이유로 제가 가장 애정 하는 기능은 화면 공유 기능입니다. 리모트미팅을 처음 사용해보시는 분들은 바로 화면 공유가 안되실 수도 있어요. 확장 프로그램이 추가되어 있지 않아서 그런데요. 내 화면을 상대방에게 공유해야 하기 때문에 승인을 해야 하는 점이 있죠. 아래 이미지와 같이 클릭 3번으로 크롬에 확장 프로그램을 추가합니다. 그리고 크롬을 껐다가 다시 켜시는 게 좋아요!

리모트미팅 또 하나의 대박 기능 

"회의 내용 저장" 그리고 "회의 녹화"

오늘 소개해드리고 싶은 기능은 제가 아주 잘 활용하고 있는 "회의 녹화" 기능입니다. 

LOUNGE에 들어가시면 사용 가능한 회의실 리스트가 있어요 그리고 바로 옆에 HISTORY 메뉴가 있는데요 이전에 참석했던 회의 내용들이 저장되어 있는 페이지입니다. 저는 이 페이지를 애용하고 있어요. 이유는 영어로 진행되는 미팅이 많다 보니 뇌에서 기억할 수 있는 용량이 작은 것 같더라고요. 헷갈려서 자주 들어가서 그때 무슨 이야기를 했는지 확인하고 있답니다.

미국하고 미팅할 때 예전에는 스카이프 연결했었는데 지금은 저희 제품만 쓰게 됩니다. 같이 회의에 참석했던 분들도 아주 만족해하시고요. 자세히 보시면 크리스와 저는 집에서 잠옷 차림이지만 다행히도 섬네일이 작아서 티가 안 나는군요 하핫..

온라인에서 쉽게 찾아볼 수 있는 재택근무 체험기 포스팅을 보시면 모두가 하는 말이 듣기 연습을 해야 한다. 리스닝이 힘들다. 이런 내용들이 많아요. 재택근무를 하다 보면 모든 커뮤니케이션이 유선이나 화상으로 이뤄지다 보니 Good Listener 가 되는 스킬을 키워야겠더라고요. 팀 내에서 진행했던 회의는 다시 물어보면 되지만, 해외 업체랑 하는 미팅 같은 경우네는 단발성이기 때문에 회의 때 잘 듣지 않으면 내용을 놓칠 때가 많더라고요.

그래서 회의녹화 기능이 만들어진 게 아닌가 싶습니다. 이제 회의록 작성에서 벗어나세요!!! 막내들이 들으면 좋은 소식이겠네요. 몇 달 전 회의 때, #제안서 파일을 공유해서 보여줬는데 보안 이슈로 파일 전달이 어렵다고 하더군요. 그런데 회의를 녹화해서 내용을 보는 건 괜찮다고 하여서 녹화하여 그때 미팅 내용을 파악했습니다.

아! 리모트미팅 무료체험 가입은 다 하신 거죠? 무료로 써볼 수 있는데 가입하지 않을 이유가 없죠!  망설이지 마세요 지금 바로 가입해서 써보세요. 써봐야지만 차이를 알 수 있다니까요. 가입 절차도 간단합니다. B2B 제품이기 때문에 회사명 이름 연락처 이메일을 입력하시면 바로 무료로 비즈니스 버전을 써보실 수 있어요. 

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