"대규모 화상회의" 혼란을 미연에 방지하고 원활하게 진행하려면?(feat. 리모트미팅)

"화상회의 솔루션" 많이들 사용해 보셨을 텐데요, 화상회의를 개설하고 주도해 본 적이 있는 분이라면

참여 인원이 많아질수록 여러 가지 불편함과 어려움을 느끼지 않았을까 싶어요.

​

오늘은 "대규모 화상회의"에서 발생할 수 있는 혼란을 미연에 방지하고

원활하게 회의를 진행하기 위해 필요한 것에 대해 이야기해 보겠습니다 :)

​

 코로나19로 인해
 뜨거운 감자된 화상회의, 터진 이슈들

 

코로나19로 가장 달라진 모습을 꼽자면 바로 비즈니스 일상 속에 들어온 "비대면" 키워드 일 겁니다. 기업들은 앞다퉈 회의, 근무, 세미나, 발표 등 다양한 분야에서 어떤 형태로든 비대면으로 업무를 전환하고 지속하게 되었는데요. 특히 많은 기업들이 대면 미팅에서 비대면 미팅으로 빠르게 전환되었습니다.

​

그런데, 사용자가 많아진 만큼 여기저기서 많은 이슈들이 발생되고 있..다?!😨 예를 들면 이런 것들이죠.

 

- 100명이 함께하는 회의에서 한사람 한 사람 들어올 때마다 웅성거리는 소리가 들린다
- 발표 자료 공유 중 의도했던 의도치 않았던 드로잉 도구를 통해 낙서를 한다
- 발표자가 열심히 발표하고 있는데 여기저기서 발표자의 말을 끊으며 질문을 한다
- 초대하지도 않은 사람이 회의실에 입장해 있다

[화상회의 진행에 있어 걸림돌이 되고 있는 문제들]

 

조용하고 엄숙한 회의 또는 발표 시간에 참여자들의 실수로 흐름을 깨는 이런 상황들. 줌 바밍(ZOOM Boming)라고도 하죠? 언론을 통해서도 많이 접해 보셨겠지만 이러한 이슈 때문에 아찔한 순간들이 자주 생기게 됩니다.

​

​

​

 대규모 화상회의의 key man!
 강력한 권한을 가진 운영자

 

대규모 인원이 모이는 화상회의일수록 혼란을 미리 방지하고 스무스하게 진행하기 위해, 회의 전반을 진두지휘할 수 있는 강력한 권한을 가진 운영자(사회자)가 필요합니다. 이 운영자는 발표자가 발표에 집중할 수 있도록, 또 참여자들은 발표 내용에 몰입할 수 있도록 조용한 회의 분위기를 조성하는 중요한 역할을 하게 되는데요.

​

구체적으로 운영자(사회자)가 어떤 권한을 가지고 회의를 진행해야 할지? 이야기해 봅니다. 화상회의 솔루션 선택 시 꼭! 이런 기능이 있는지 같이 체크해 보시면 좋겠습니다 :)

​

〈참여자들의 기기 제어〉회의 시작 전 참여자 전체의 마이크/카메라를 OFF 하자!

회의 시작 전... "이제부터 시작하겠습니다" "조용히 해주세요" "마이크 꺼주세요" 이런 멘트들, 이제 지겨워질 때가 되었죠? 미리 참여자 전체의 마이크와 카메라를 OFF 하여 시작한다면? 이와 같은 말로 회의 분위기를 정리할 필요 없이 바로 회의 또는 발표를 시작할 수 있습니다. 진행자의 발언에 집중할 수 있는 회의 환경을 조성하는 거죠. 물론, 필요에 따라 중간중간에 참여자가 발언할 수 있게 운영자는 참여자의 마이크 권한을 자유자재로 조작할 수 있어야 더 편리하게 차질 없이 운영할 수 있습니다.

​

〈화면 구성 선택〉적절한 '화면 모드' 선택으로 더 몰입할 수 있는 회의를!

한시간 두시간 진행되는 발표 모습이 한 화면의 모습으로 계속 동일하게 노출된다면 이보다 지루하고 재미없는 발표는 없겠죠. 사회자는 VIP와 같은 메인 스피커가 비대면 온라인 발표를 진행하는 동안 PD 겸 진행자가 되어 발표 시간이 지루하지 않도록 청중들에게 보다 다이나믹한 화면을 제공하여 발표에 몰입할 수 있는 환경을 만들어줄 수 있습니다. 상황에 맞게 화면 구성을 바꿔가며 진행하면 굿!

​

〈발표에 집중할 수 있는 환경 세팅〉사회(운영)자 '만' 문서 공유 및 판서 가능

화상회의 또는 발표 중에 제3의 인물이 난입하여 이미지를 투척하거나 낙서 등의 테러 행위를 자행하여 크게 이슈가 된 적이 있었죠? 이런 방해 요소를 사전에 제거하여 발표 자료에만 오롯이 집중할 수 있도록 미리 '사회자만' 문서 공유 및 판서가 가능하도록 설정할 수 있어야 합니다.

 

〈발표에 집중할 수 있는 환경 세팅〉사회(운영)자 '만' 화면 · 사운드 공유 가능

발표자가 본인의 PC에 설치된 프로그램의 구동 장면이나 준비된 유튜브와 같은 영상을 플레이하는 도중에 다른 참여자가 실수로 다른 화면을 공유한다면, 영상의 흐름이 깨지게 되고 임팩트가 떨어지죠. 이런 경우를 미연에 방지하기 위해 '사회자만' 화면을 공유할 수 있도록 설정할 수 있어야 합니다.

​

〈제3자 강제 퇴장〉관계자외 외부인이 들어온 경우 바로 강제 퇴장 시키기

초대하지도 않았는데 외부인이 참석하고 있다?... 만일 제3자가 침입한 경우, 강제 퇴장시킬 수 있는 기능이 있어야 안심하여 사용할 수 있습니다. 물론 미리 외부인이 들어올 수 없도록 하는 보안 설정이 있으면 더 굿이죠! (예: 온라인 회의실 잠금 기능으로 외부인이 함부로 못 들어오게, 참여자들은 입장 시 비밀번호 입력)

​

---

여기까지! 대규모 화상회의 또는 발표 시, 원활한 진행을 위해 필요한

운영자(사회자) 권한과 역할에 대해 이야기했습니다

​

참고로...

 

“리모트미팅에는 이러한 '사회자' 기능이 모두 구현되어 있답니다😎”

​

​

알서포트의 월간 뉴스레터 <알짜레터>를 구독해주세요 :)

​