알아두면 유용한 "무료" 구글 드라이브 기능 살펴보기

안녕하세요?  알서포트 입니다.

오늘은 많은 분들이 놓치고 지나치는 구글 드라이브 (Google Drive)에 대해 살펴볼까 합니다.

구글 드라이브의 많은 기능중에서도 '스마트한 협업'에 유용한 꿀 기능 3개를 소개해드리고자 합니다~

구글 문서는 복잡해질 수 있는 작업을 다양한 도구들을 활용함으로써 

쉽게 업무 생산성을 높일 수 있도록 관리해주고 있는데요~

업데이트 기록, 댓글 달기, 실시간 대화 등 많은 기능에도 불구하고

아직 문서에서 해결되지 않는...

발로 뛰는 일반적인 협업 프로세스(예시.결제받기, 사인하기 등)가 현실에서는 존재하는것도 사실이죠.

구글 드라이브의 부가 기능으로 이러한 문제를 해결할 수 있습니다!!!!

워크플로우(Workflows)

문서에 대한 승인을 받을 때 일일히 담당자들을 찾아다니며 승인요청해 본 경험 있으신가요?

마감일에 맞춰 모든 사람들을 재촉하며 승인 받기란 여간 힘든게 아닙니다.

워크플로우를 통해 이러한 과정들을 자동화 할 수 있습니다~

1. 문서 작성하기 --> 메뉴에서 부가기능 선택하기

2. Workflows 무료 선택하기

3. (승인요청 대상자) 이메일 주소 추가하기
   

4. (문서 내) 메세지 입력하기

5. 승인요청 (Request Approval) 클릭하기

첫번째 승인자가 승인을 완료하면 자동으로 다음 사람에게 이동됩니다.

작성자는 모든 과정을 추적할 수 있고, 한사람이 승인을 완료하면 알림을 받을 수도 있습니다.

헬로우 사인 (Hello Sign)

디지털 업무 프로세스 중 서명은 보통 어떻게 해결하세요?

많은 분들이 서명을 스캔 후 이미지화해서 첨부하시지는 않으시나요?

구글 드라이브의 부가 기능 중 '종이 없는' 전자서명을 지원하는 유용한 기능이 있습니다~

1. 문서 작성하기 --> 메뉴에서 부가기능 선택하기
2. Hello Sign 무료 선택하기
3. 서명란에 이름을 마우스로 쓰기
4. 구글문서에 드래그(Drag)하기

헬로우 사인은 다른 사람의 서명이 필요한 경우 다른 사람의 서명란을 문서에 추가 후 이메일 보낼 수 있습니다.

단, 무료 계정 사용자의 경우 한달에 문서 3개까지만 지원이 됩니다.

닥시크릿 (DocSecrets)

회사 기밀이 포함된 내용이나 계약서 같은 

민감한 내용이 포함된 문서는 협업자에게 노출하기 곤란할 때가 있죠.

다른 사람들이 기밀 내용만 보지 못하도록 숨겨주는 기능이 구글 드라이브에 있습니다.

1. 문서 작성하기 --> 메뉴에서 부가기능 선택하기

2. DocSecrets 무료 선택하기

3. (DocSecrets 선택하면) 구글문서에 사이드바 추가
   

4. 문서 내의 "기밀"을 삽입

5. 사이드바의 텍스트란에 숨기고 싶은 내용 입력 후 삽입(Insert) 클릭

6. (또는)

7. 문서안에 숨기고 싶은 텍스트 강조 처리->텍스트란에 Copy & Paste->텍스트 검열(Censor Text) 클릭 

어떤 방법을 선택하시던 숨기고자 하는 텍스트는 가려지며, 동시에 AES 암호화로 보호 됩니다.

숨겨진 텍스트를 보시려면 문서의 비밀번호가 필요합니다.

이밖에도 정말 많은 부가 기능들이 구글 드라이브(Google Drive)에 숨겨져 있지만~

제가 소개드린 위의 3가지 기능을 잘 사용하신다면~

업무 프로세스가 한결 가벼워지지 않을까요?

'스마트 협업' 어렵지 않습니다.

한단계 한단계 디지털화하면 어떨까요??