화상회의에 회의록이 필요한 이유

화상회의에 회의록이 필요한 이유

회의를 하면 수반되는 것이 회의록입니다. 회의를 잘 하는 방법중 마지막은 회의록을 잘 작성하고 남겨놓는 것도 포함될 것입니다.

때론 회의의 목적이 회의록을 남기는 것일 수도 있습니다.

그런데 화상회의 하면서 회의록은 작성하고 계신가요?

지금까지 화상회의(영상회의)를 하면서 비디오와 오디오에만 신경 쓰셨나요?

화상회의도 회의입니다. 그러므로 화상회의에 회의록은 반드시 필요했던 기능인데 기존 화상회의 솔루션은 여기에 큰 관심이 없었습니다. 영상에만 관심이 많았던 것이죠. 

특히 전통적인 하드웨어 화상회의 솔루션(폴리콤, 시스코 코덱, 라드비전 등)에선 그럴 수 밖에 없었습니다.

먼저 기존 회의에서 회의록을 어떻게 작성했는가 생각봅시다.

우선 회의록 양식을 만들고, 출력해서, 지정된 작성자가 작성했습니다.

외부 미팅에서는 회의록에 참석자 모두의 서명을 받고, 여러장 복사해서 참석자가 나누어 가지기도 했습니다. 

물론 특별한 양식없이 노트나 수첩에 메모 하기도 하고, 문서 작성 프로그램을 띄워 놓고 작성하기도 합니다. 이때는 각자 작성하는 것이기에 작성한 내용이 서로 다를 것입니다. 개인 노트에 작성한 기록은 공유하기에 좋지 않기에 회의가 끝난 후 컴퓨터에 따로 작성하여 이메일 등으로 공유해야 했습니다.

그럼 리모트미팅에 있는 회의록 기능은 어떤 편리함을 제공할까요?

화상회의에 회의록 기능이 필요한 이유이기도 합니다.

(그림. 리모트미팅 회의록 기능 부분 화면 캡처)

기록을 위해 노트나 수첩을 챙길 필요가 없습니다.

미팅내 화면에서 윈도우창 이동없이 바로 작성할 수 있습니다. 다른 메모용 문서작성 솔루션을 사용할 수 있는데, 윈도우 창을 왔다 갔다하는 것은 불편한 일입니다. 

회의록을 작성하면서 함께 확인 할 수 있습니다. 회의중에 회의록을 공유 할 필요가 많았죠.

회의록에 공유 기능을 이용해서 바로 공유할 수 있습니다. 회의가 끝난 후엔 회의내용을 공유하기 위해 이메일이나 메신저를 이용해서 보내야 했는데, 시간까지 아낄 수 있죠.

리모트미팅의 회의록에 참석자 리스트는 자동으로 입력됩니다. 참석자를 입력하는 시간이 필요없습니다.

여기서 끝이 아닙니다.

회의도중 지난 회의의 회의록을 불러올 수도 있습니다. 지난 회의와 연결된 회의에서 지난 회의내용을 바로 확인할 수 있는 것이죠.

리모트미팅의 회의록을 잘 사용하고 활용하신다면 그 편리함에 회의록 작성이 습관이 될 것입니다. 또한 회의 잘 하는 방법 중 하나는 회의록이 될 것입니다.

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