[데이터넷] 알서포트 ‘리모트미팅’, 효율적인 희의부터 ‘코로나19’ 예방까지

복잡한 회의 준비 과정 없어…재택/원격 근무 지원해 코로나19 확산 예방도

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[데이터넷] 2017년 출시 이후 2년 만에 클라우드 화상회의 점유율 1위를 달성한 알서포트의 화상회의 솔루션 ‘리모트미팅(Remote Meeting)’은 웹브라우저만으로 고품질의 영상과 음성은 물론 문서 공유, 화면 공유 등의 다양한 협업 기능을 활용해 신속 정확한 커뮤니케이션을 돕는 솔루션이다. 인공지능(AI)이 탑재돼 STT(Speech-To-Text)로 회의록을 자동 작성해주고, 독자 설계한 AMS(Advanced Media Server)는 열악한 네트워크 환경에서도 끊어지지 않는 회의를 제공한다. 또한 사용자 경험(UX) 회의실 객체를 이용한 화상회의 방법(특허청 10-1771400)은 국내뿐만 아니라 미국과 일본에도 특허로 등록됐다.

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앨버트 메라비언(Albert Mehrabian) UCLA 교수가 발표한 ‘메라비언의 법칙(The Law of Mehrabian)’은 언어 전달 과정에서 내용 그 자체보다 ‘시각’이나 ‘청각’이 중요하게 작용한다는 것을 여실히 보여준다. 음식을 먹다가 밝은 표정으로 “맛있다”고 말하는 것과 무표정으로 “맛있다”고 말하는 것은 비록 같은 표현임에도 불구하고 상대방에게 전혀 다른 느낌으로 전달된다는 것이 좋은 사례다.

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우리가 일을 하면서 이메일이나 전화, 메신저 등 다양한 도구를 활용하기도 하지만, 그것만으로는 효과적인 의사전달이 어려울 때가 많다. 이는 앞서 언급한 ‘메라비언의 법칙’에서 말하는 비언어적 요소가 충분히 담겨 있지 않기 때문이다. 긴급한 업무일 경우 메일보다는 전화가, 전화보다는 직접 만나 전달하는 것이 더 효과적인 이유도 같은 맥락이다.

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그래서인지 우리는 대면으로 회의를 진행하거나 보고를 하는 등 직접 만나 이야기하는 것을 선호한다. 그 결과 직장인의 하루 일과 중 약 20~30%가량은 회의, 보고 등이 자리 잡고 있다.

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리모트미팅 이용 화면. 비어 있는 회의실을 선택하면 바로 회의를 시작할 수 있다.

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화상회의로 간편한 회의 준비

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문제는 회의를 준비하는 과정이 결코 쉽지 않다는 데 있다. 회의실도 잡아야 하고, 현장이나 발주처 등과 함께 회의를 하려면 화상회의나 컨퍼런스 콜 장비를 매번 세팅해야 한다. 회의 한 번을 위해 준비하는 사람은 머리가 지끈거릴 수밖에 없다. 실제로 기업 내 익명게시판 등에 이 같은 문제를 호소하는 글들이 종종 올라오곤 한다.

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회의 준비의 어려움은 대기업인 삼성물산도 마찬가지였다. 이에 플랜트ENG팀은 이러한 불편함을 줄여보자는 차원에서 새로운 방법을 찾기 시작했다. 회의실에서 하는 회의가 아닌, 그리고 출장 가서 얼굴을 맞대는 대신 자리에서 연결할 수 있는 방식이 필요했다.

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그 결과 도입하게 된 것이 알서포트의 클라우드 기반 웹 화상회의 솔루션 ‘리모트미팅’이다. 이후 회의를 하기 위해 수반되는 시간(자료 준비, 회의실 선정 및 통보, 이동 시간 등)과 비용(출장 시 이동 비용, 숙박비 등) 절감 효과를 보고 있다.

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이전에도 온라인 기반 화상회의는 누구나 한 번쯤 생각해본 내용이었지만, 실행으로 이어지지는 못했다. 보안상 당연히 어려울 것이라는 선입견으로 인해 시도조차 하지 않았기 때문이다.

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화면·문서 공유도 손쉽게

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그동안 화상회의를 하려 해도 장소를 섭외한 후, 장비를 세팅해야 했다. 하지만 알서포트의 ‘리모트미팅’은 로그인해서 비어 있는 회의실을 선택하고 회의를 시작하면 된다. 화상회의, 문서 공유, 화면 공유 모드로 진행할 수 있고, 화면 녹화, 회의록 작성 등을 실시간으로 진행할 수 있다.

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모바일에서도 참여 가능하다. 보안적인 부분에 있어 관리자가 접근 보안, 사용자 권한 부여 등을 통해 관리할 수 있고, 공유한 문서는 회의 종료와 동시에 서버에서 자동 삭제된다.

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실제로 ‘리모트미팅’을 도입해 활용 중인 삼성물산 플랜트ENG팀도 이용 이후 상당한 만족감을 나타내고 있다. 이전에는 도면 안에 특정 부분을 수정하거나 여러 문서를 찾아보며 관련 내용을 확인해야 할 경우 메일을 작성하고 일일이 유선으로 설명해야 했지만, 이제는 리모트 미팅이 제공하는 ‘화면 공유 및 문서 공유’ 기능을 통해 설계사 및 기자재 공급사와 화면을 공유하면서 실시간으로 내용을 확인하고, 검토도 가능해졌기 때문이다. 협력사 역시 출장 횟수가 줄어 시간과 비용 손실이 줄어들었다.

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AI 통해 실제 같은 양방향 회의 체험​

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알서포트의 화상회의 솔루션 ‘리모트미팅’은 누구나 손쉽게 협업을 할 수 있도록 웹브라우저만으로 동작하는 것이 특징이다. 그러나 상대방과 커뮤니케이션하는 도구인 만큼 혼자서 체험하기에는 힘들었던 것이 사실이다. 이에 알서포트는 AI 봇을 적용시킨 데모봇 ‘아루’를 통해 리모트미팅을 처음 접하는 사용자가 혼자서도 모든 기능을 체험해볼 수 있도록 안내한다.

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사용자는 번거로운 회원가입이나 프로그램 설치 없이 웹브라우저에서 클릭 한 번으로 ‘아루’와 양방향 화상회의에 참여할 수 있다. ‘아루’는 리모트미팅의 기술적인 특징과 각 기능들에 대해 직접 설명해 주고, 사용자가 기능을 사용해 보도록 유도한다.

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알서포트는 향후 데모봇을 리모트미팅 사용자가 회의에 집중할 수 있도록 간단한 명령만으로 임무를 수행하는 AI 비서로 역할을 확대시킬 계획이다. 화면/문서 공유, 녹화, 웹브라우징과 같은 부가 서비스 등을 AI가 처리해 생산성 높은 회의가 되도록 만들 예정이다.

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알서포트가 ‘리모트미팅’에 AI 데모봇 ‘아루’를 적용해 사용자 혼자서도 기능을 체험할 수 있도록 했다.

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코로나19 감염증 확산 예방에 기여

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한편, 2월 중순부터 급격하게 확산되고 있는 ‘코로나19’ 감염증으로 인해 행사, 야외활동, 출장, 외근 등이 연이어 취소되며 기업 활동과 일상에 불편이 지속되고 있다. 무엇보다 감염 우려가 증폭되면서 기업의 업무 연속성에도 영향을 미치고 있는 실정이다.

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이러한 추세에 따라 기업 및 학교 문화에도 변화가 일고 있다. 감염 방지를 위해 전사 재택근무 체계로 전환하는 기업이 있는가 하면, 개강 연기에 이어 온라인 강의 확대를 적극 검토하는 대학도 늘어나고 있다.

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이럴 때 즉시 도입 가능한 클라우드 화상회의, 원격제어와 같은 서비스로 재택근무 혹은 원격근무 환경을 만들면 감염 우려를 해소하고 예방할 수 있다. 시간과 장소의 제약 없이 업무를 수행하는 유연한 근무 형태는 재난 시에도 업무 연속성을 확보할 수 있도록 하기 때문이다.

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이에 알서포트는 코로나19 감염증 확산 예방을 위해 일반 기업, 학교, 관공서 등을 대상으로 클라우드 화상회의 ‘리모트미팅’과 원격제어 ‘리모트뷰(Remote View)’를 3개월간 무상 제공에 나섰다. 손쉽게 이용할 수 있는 비대면·비접촉 의사소통 수단을 무료로 제공해 기업들의 불편과 피해가 최소화되도록 지원한다는 방침이다.