[동아닷컴] 어디서든 만드는 화상회의실, 리모트미팅(기능편)

동아닷컴 IT전문 이상우 기자 lswoo@donga.com

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http://news.donga.com/3/all/20180419/89689942/1

최근 일과 생활의 양립에 대한 관심이 높아지며, 이를 실행할 수 있는 수단으로 유연 근무제를 도입하는 기업이 조금씩 늘고 있다. 유연 근무제란 근무 시간이나 장소 등을 자유롭게 선택해 일하는 것을 말한다. 예를 들어 어린 자녀가 있는 직장인이라면 출근 시간을 11시로 늦춰 아이를 어린이집에 직접 데려가거나, 퇴근 시간을 5시로 당겨 어린이집에서 아이를 데려오는 생활을 할 수 있다. 만약 임신/육아 등으로 출근이 어려운 상황이라면 재택근무를 선택할 수도 있다.

화상회의는 업무 효율성을 높이는 좋은 수단으로 주목받고 있다(출처=IT동아)

이러한 유연 근무제는 직장인의 만족도를 높이고, 전문 인력의 퇴직율을 낮추며, 이럴 통한 업무 효율성 상승도 기대할 수 있다. 하지만 이를 선뜻 도입하기에는 우려와 부담감이 드는 기업도 있다. 각 직원의 근무 시간과 장소가 다르면 회의를 진행하거나 업무 지시 등에 애로사항이 생길 수 있으며, 무엇보다 관리자 눈에 직원이 보이지 않기 때문에 어디서 어떻게 업무를 진행하고 있는지 확인할 방법이 없다. 이 때문에 유연 근무제를 제대로 도입하기 위해서는 업무 처리 과정이나 근무 환경을 선진화할 필요가 있다.

화상회의는 이러한 환경에 어울리는 업무 수단이다. 회의에 필요한 직원이 어떤 장소에서 일하고 있든 원격에서 회의에 참석할 수 있다. 특히 회의를 위한 공간이 필요 없고, 회의 장소로 이동하는 데 걸리는 시간도 줄일 수 있기 때문에 업무에 쓸 수 있는 시간도 늘어나는 셈이다. 과거에는 이러한 화상회의실을 만드는 데 많은 비용이 필요했지만, 이제는 스마트폰이나 노트북만 있으면 화상회의 솔루션을 구축할 수 있다. 오늘 소개할 알서포트 리모트미팅은 특별한 장비 없이, 저비용으로 구축할 수 있는 클라우드 기반 웹 화상회의 솔루션이다.

알서포트 리모트미팅은 저렴한 비용으로 고품질 화상회의를 도입할 수 있는 솔루션이다(출처=IT동아)

리모트미팅의 가장 큰 특징은 별도의 장비 없이, 노트북만 있으면 클릭 두 번 만으로 화상 회의실을 만들 수 있는 점이다. 크롬 브라우저로 리모트 미팅 웹 페이지를 열고, 페이지에 있는 회의시작 버튼을 누르기만 하면 된다. 회의시작 버튼을 누르면 6자리 숫자가 무작위로 생성되며, 이 코드를 통해 다른 사람이 회의에 참석할 수 있다. 특히 회의에 참석하는 상대방 역시 노트북이나 스마트폰만 있으면 언제 어디서든 접속할 수 있기 때문에 범용성이 좋다. 웹 브라우저를 통해 사용하는 솔루션인 만큼 별도의 PC용 소프트웨어도 필요 없다. 다만 스마트폰의 경우 리모트미팅 앱을 설치해야 한다.

리모트미팅 웹 페이지에서 클릭 두 번 만으로 회의실을 만들고, 다른 사람을 초대할 수 있는 코드를 생성할 수 있다(출처=IT동아)

웹 기반 소프트웨어지만, 회의용 소프트웨어로서의 기능은 충실하다. 단순한 화상통화 소프트웨어의 경우 카메라로 얼굴을 비추고, 마이크로 목소리를 전달하는 수준에 그치는 반면, 리모트미팅은 회의에 필요한 여러 가지 기능을 갖추고 있다. 가장 먼저 문서 공유 기능이다. 이 기능은 PC나 스마트폰에 저장된 사진, 문서, 이미지 등의 파일을 현재 화상회의에 참석한 다른 사람에게 실시간으로 보여주는데 쓸 수 있다. 멀리 떨어져 있는 사람에게 프레젠테이션 파일을 통해 자사의 프로젝트를 소개할 수도 있고, 외근 중인 팀원과 함께 문서 수정 사항 등을 논의할 수도 있다. 이 밖에도 문서를 공유하는 중에는 그림판 처럼 펜 도구를 이용해 간단한 메모를 넣는 것도 가능하다.

워드, 파워포인트 등의 문서를 열어, 회의에 참여한 사람과 함께 보고 이야기할 수 있다(출처=IT동아)

크롬 브라우저에 플러그인을 설치하면 현재 자신이 보고 있는 화면을 실시간으로 공유하는 것도 가능하다. 이를 통해 단순한 문서 공유 외에도 소프트웨어를 실행해 시연하는 등의 작업을 할 수도 있다. 회의록 기능을 갖추고 있어, 화상 회의 주최자는 이번 회의에 서 나온 안건이나 처리해야 할 일을 등록하고, 참석자와 공유할 수도 있다.

파일뿐만 아니라 소프트웨어 사용 등 지금 내 PC 화면을 함께 보는 것도 가능하다(출처=IT동아)

스마트폰용 리모트미팅 애플리케이션은 크롬 브라우저로 실행하는 웹 앱과 기능이 거의 동일하다. 하지만 노트북과 비교해 휴대성이 좋고, 이동 중에도 사용할 수 있기 때문에 다양한 형태로 활용할 수 있다. 예를 들어 출장 중인 직원이 자신의 스마트폰으로 회의에 참석하고, 자신의 카메라로 출장 현장의 상황을 실시간으로 보여주는 형태로 사용하는 식이다.

스마트폰으로 화상회의에 참석한 사람은 자신의 기기를 들고 다니면서 출장 현장의 상황을 사무실에 실시간으로 보여주는 것도 가능하다(출처=IT동아)

사실 리모트 미팅은 별도의 하드웨어나 소프트웨어 없이도 화상회의를 진행할 수 있는 것이 가장 큰 장점인 솔루션이지만, 전용 하드웨어인 '리모트미팅 박스'도 별도로 존재한다. 리모트미팅 박스는 안드로이드 운영체제를 갖춘 일종의 미니PC로, PC 웹(크롬)이나 스마트폰 앱보다 더 많은 기능을 갖추고 있어 활용도가 높다.

리모트미팅 박스를 모니터나 TV에 연결하기만 하면 일반 회의실을 화상회의실로 만들 수 있다(출처=IT동아)

전원을 켜면 리모트미팅 소프트웨어가 실행되며, 회의실에 간단한 웹캠과 블루투스 스피커를 함께 놓고, 키보드와 마우스를 직접 연결하면 화상회의실을 손쉽게 구축할 수 있다. 본체에는 HDMI 출력과 HDMI 입력 단자가 각각 존재하며, 후면에는 유선 인터넷 단자와 USB 단자 등을 갖추고 있다.

USB, HDMI 단자 등을 갖추고 있기 때문에 일반 PC처럼 쉽게 연결하고 사용할 수 있다(출처=IT동아)

연결한 키보드와 마우스를 이용해 마치 PC 처럼 리모티미팅의 각종 UI를 사용할 수 있다. 앞서 소개했던 PC 웹이나 모바일 앱의 기능 외에도 화면을 녹화하거나 캡쳐할 수 있는 기능도 있다. 녹화 기능을 이용해 회의 내용을 영상으로 기록할 수 있으며, 캡쳐 기능으로 회의 중 중요한 장면을 저장할 수도 있다.

전면에 있는 HDMI 입력 단자는 노트북이나 PC 등과 연결하는 데 사용한다. 이렇게 연결한 뒤 연결한 PC 화면을 다른 화상회의 참석자에게 보여주는 화면 공유가 가능하며, 화상회의를 사용하지 않더라도 회의실 내에서 팀내 회의를 진행하는 데 사용할 수도 있다.

HDMI 입력단자를 이용해 노트북 등과 연결하면, 연결한 노트북의 화면을 화상회의 중 공유하는 것도 가능하다(출처=IT동아)

지금까지 클라우드 기반 화상회의 솔루션 리모트미팅의 주요 기능을 먼저 살펴봤다. 특별한 장비가 없어도, 평소 사용하는 장비만으로 화상회의를 손쉽게 진행할 수 있다. 특히 사용 방법이 간단해, 별다른 교육 없이도 회의를 개설하거나 회의에 참석할 수 있으며, 무엇보다 월 1만 7,500원의 요금제에 가입하기만 하면 최대 14명의 인원이 회의에 참석할 수도 있다. 그렇다면 리모트미팅은 어떤 기업에게 어울리며, 어떤 상황에 유용하게 쓸 수 있을까? 이어지는 리뷰에서 알아보자.